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보고서 꾸미기보다 중요한 핵심업무, 데이터가 증명합니다

날짜 : 18-11-28 16:53
작성자 : 오라클디지털

미국의 한 경영컨설팅 회사 조사에 따르면, 다수의 기업체 중간관리자 한 사람이 불필요한 회의로 낭비하는 시간은 1주 평균 8시간, 자신의 직무와 상관없는 이메일을 읽고 답하는 데 흘려 보내는 시간도 4시간이 넘는다고 합니다. 이 외에도 각종 소모적인 시간을 제외하고 나면 정작 자신의 핵심 업무를 수행하는 데 전념할 수 있는 시간은 1주에 11시간에 불과한 것으로 집계되었습니다. 조직 안에서 우리의 하루 일과를 자세히 들여다보면 이 연구 결과와 결코 다르지 않다는 사실을 발견할 수 있을 것입니다. 아침 회의, 주간업무 보고, 임원진 보고서 작성, 수정 후 재보고 등 우리는 늘 숫자와 보고에 얽매여 어느 순간은 ‘내가 일을 하러 회사에 온 것인가, 보고서를 쓰기 위해 회사를 온 것인가?’ 라는 정체성 혼란에 빠지기도 합니다. 그렇다면 우리는 왜 이렇게 소모적인 업무에 얽매이게 되었을까요? 간결한 핵심 위주의 보고는 존재하지 않는 것일까요? 

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회사는 왜 그렇게도 보고를 원하는 것일까? 

보고의 본질적인 목표는 조직 구성원들과 경영진간의 ‘의사소통’ 에 있습니다. 권한을 가진 리더와 경영진이 조직에서 발생하는 모든 일을 하나하나 알기 어렵기 때문에 보고를 통해 사업과 경영 전반에 관한 의사결정을 하게 되는 것입니다. 의사결정의 범위는 부서 단위의 예산에서부터 조직 배치의 문제까지 매우 폭넓게 이루어집니다. 그렇기 때문에 보고라는 과정에는 기획, 품의, 기안 등과 같은 양식이 존재하게 되는 것이지요. 기술의 발달로 간단한 보고와 결재는 그룹웨어 상에서 가능하지만 아직도 많은 리더는 대면보고를 선호합니다. 대면보고를 위해 PPT 보고서를 작성하고 보고서 작성을 위해 엑셀 파일을 취합하고 가공하고 수정하는 등 많은 시간이 소요됩니다. 직원들이 이런 업무에 집중하다 보면 생산성이 떨어지는 것은 당연한 일일지도 모릅니다. 이렇게 무의미한 단순 보고와 측정을 강요하는 행위는 경영진과 실무 직원 사이에 단절을 일으키는 주된 요인이 된다는 것을 알아야 합니다. 보고를 위한 보고, 회의를 위한 회의가 이어진다면 조직 구성원들은 정작 기업이 추구해야 할 방향, 개인이 달성해야 하는 궁극적인 목표에는 관심이 없어지게 되지요. 이 과정 속에서 경영진은 그저 보고서로 실무진을 괴롭히는 이들로 여겨지며 가치 있는 업무를 찾아야 할 직원들은 보기 좋은 숫자 포장에 집중하며 두 집단 사이의 괴리감은 더욱 커지게 됩니다. 

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최근 많은 기업에서는 외형보다는 본질에 집중하기 위해 많은 노력을 기울이고 있습니다. 몇 년 전 현대카드는 PPT 없이 간결한 보고를 지향하는 ZERO PPT 캠페인을 벌였으며, 아마존의 제프 베조스 역시 일찌감치 본질만 이야기하는 보고 문화를 정착시킨 것으로 유명하지요.

본질에 관한 가장 확실한 자료, 데이터 

본질에 가장 확실하게 다가가는 핵심 내용은 내 머릿속에서 꾸며내는 이야기가 되어서는 안됩니다. 리더의 의중을 파악하여 써 내려가는 소설이 되는 것은 더욱이 피해야 합니다. 영업사원이라면 정확한 숫자만 어딘가에 잘 정리되어 있다면 그것을 꺼내어 보여주기만 하면 그것이 바로 핵심 내용입니다. 예산과 회계 담당자라면 작년 실적, 올해 실적, 부서별 실적이 어딘가에 잘 정리되어 있다면 그것을 꺼내어 보여줄 수만 있다면 그것이 바로 핵심 보고입니다. 필요한 데이터가 자동으로 정리되어 있고 경영진들도 언제 어디서나 그 데이터를 볼 수 있다면 우리에게 더 이상 불필요한 회의, 보고를 위한 보고에 대한 업무가 사라지고 진짜 핵심 사업에 전 직원이 몰두할 수 있을 것입니다. 

예산관리 솔루션으로 데이터를 통한 핵심사업에 집중 

국내 출판기업 A사는 연례 행사처럼 진행되는 경영계획, 예산 수립으로 어려움을 겪고 있었습니다. 갈수록 어려워지는 출판업계에서 돌파구를 마련하고자 데이터를 취합해보고 발전방향을 모색하려 했지만 각 팀의 수 많은 데이터를 취합하고 가공하여 시각자료와 보고서를 만드는 것은 오히려 직원의 생산성만 떨어뜨리는 결과를 가져왔습니다. 많은 시간을 투자하여 예산을 수립하고도 Rolling은 전혀 해보지도 못하는 경우도 많았지요. A사는 이러한 어려움을 해결하고 출판기업의 새로운 미래를 찾기 위해 객관적인 데이터를 분석할 수 있는 시스템인 오라클 PBCS (Planning and Budgeting Cloud Service)를 도입하였습니다. 

출판기업은 일반 소비재와는 다른 독특한 유통구조(총판과 온라인)를 가지고 있어 확실한 재무 흐름을 파악하는 것이 쉽지 않았습니다. 오라클 PBCS 솔루션은 이러한 산업 특징에 맞춰 각 어카운트별 판매량, 특징 등을 자동으로 분석할 수 있게 되었습니다. 직원들은 더 이상 숫자 가공, 엑셀 입력의 업무가 사라지고 임원진들은 자동으로 분석된 데이터를 언제 어디서나 볼 수 있기 때문에 의사결정에 대한 객관적인 근거가 마련되는 것입니다. 

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<오라클 PBCS 애플리케이션 예시. 언제 어디서나 대시보드 형태의 정리된 보고서 생성이 가능하다> 

국내 소비재 기업 B사는 유통 채널별 판매 추이를 파악하고 소비자들의 니즈를 빠르게 파악하고자 오라클 PBCS를 도입하였습니다. B사는 과거 분기별 실적 보고서를 작성하기 위해 팀원 전체가 밤을 새거나 야근을 불사하는 경우가 많았다고 하는데요, 오라클의 자동화된 솔루션으로 과거보다는 보고서 작성 시간이 절반이 줄어들었다고 밝혔습니다. 또한 시간만 줄어든 것이 아니라 보고서 내부의 데이터 정확성도 함께 높아져 수정작업을 거치지 않고 바로 보고를 할 수 있을 정도로 직원들의 생산성이 높아졌습니다.  

분기별 실적이 궁금하다면 클릭 한번으로 한눈에 볼 수 있고, 정확한 시뮬레이션과 분석을 통해 계획과 실행에서 발생하는 차이에 대한 원인을 분석하고 환경 변수에 따른 손익을 예측할 수 있는 시스템을 갖춘다는 것은 직원들로부터 ‘엑셀 해방’ 이라는 엄청난 결과를 가져옵니다. 하루, 이틀, 많게는 일주일을 꼬박 보고서 작업에만 몰두했던 직원들은 이제 판매전략을 고민하고 경영전략을 연구하게 됩니다. 

기술이 아무리 발전한다 하더라도 기업에서 ‘보고’ 업무는 사라지지 않을 것입니다. 시스템을 통해 조직의 개개인은 오류 없는 데이터로 인정받고, 경영진은 객관적인 데이터에 의한 의사결정을 하게 된다면 개인과 조직이 시너지를 발생하며 상생할 수 있지 않을까요? 그것이 바로 핵심 입니다. 

문에 소개된 오라클 PBCS에 관한 자세한 내용을 알고 싶으시다면 지금 이곳을 클릭해 주세요. 산업별 클라우드 전문가가 도움을 드립니다. 

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한지민  

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